Vida Profissional Organizada

O ambiente profissional é responsável por grande parte das horas gastas no dia a dia de um brasileiro. O tempo no trabalho deve ser bem administrado para que sobre umas horinhas para suas tarefas pessoais. O gerenciamento do seu tempo profissional é muito importante para ter disponibilidade em outras etapas de sua vida. 

Como eu havia abordado em posts anteriores, para ter mais tempo livre também é preciso reduzir as urgências em sua vida. Para que isso aconteça é necessário ter um planejamento de suas tarefas e compromissos durante a semana. Outro passo importante é delegar tarefas que podem ser feitas por outras pessoas. Sobrou dinheiro para pagar uma diarista semanal? Pague. Peça para sua assistente encaminhar aquele e-mail para você. Conquiste um tempo precioso ao dividir suas tarefas com pessoas que sejam capazes de executá-las como se fossem você.

Reuniões de Trabalho

Elas fazem parte do cotidiano de milhares de empresas e muitas vezes sofrem com a falta de objetividade, falta de foco e poucas resoluções. Uma reunião improdutiva ocupa horas preciosas e não soluciona muitos problemas. O primeiro passo para uma reunião produtiva é o momento de chamar os participantes desse encontro. Não convoque em cima da hora e nem inclua aqueles que não acrescentam muito conhecimento ao tema discutido naquele momento.

Planeje as reuniões, convoque com pelo menos dois dias de antecedência e defina antecipadamente os assuntos a serem discutidos e resolvidos no encontro. Tudo isso não deve ser feito em longos períodos, evitando que os funcionários se cansem e percam o foco. No mundo corporativo é importante que apenas uma pessoa seja responsável pela liderança durante a reunião para que os pontos de discussão sejam estabelecidos e cumpridos. Essa pessoa deve ser objetiva, iniciando o encontro com os objetivos e a pauta pré-estabelecida. Ele também deve impor a ordem e o foco para todos os participantes evitando conversas e divagações. A reunião faz parte do trabalho em equipe, portanto é importante incentivar o comprometimento. Defina o tempo para discussão de cada pauta de acordo com sua complexidade.

Eliminando os e-mails

Os e-mails estão presentes no mundo corporativo e trouxeram agilidade para as empresas, mas também algumas responsabilidades. Se antes a comunicação era feita pessoalmente ou por telefone, agora são enviados e-mails até para colegas de trabalho que sentam ao seu lado.

De acordo com o livro Você, Dona do seu Tempo, seria bom se os e-mails fossem usados com apenas duas funções: ação e informação. Nos e-mails informativos tente ser mais conciso e coerente para que a informação seja absorvida rapidamente pelo leitor. Já se o e-mail refere-se a uma tarefa a ser executada é importante deixar explícito o responsável por aquilo, os pontos que devem ser decididos e prazos para entrega. Envie-os apenas para as pessoas responsáveis e delegadas para aquela tarefa.

Caixa de Entrada: Não é bom ficar com e-mail aberto durante todo o dia. Estipule alguns horários para processar a caixa de entrada. Na entrada deixe apenas aqueles que ainda não foram processados e vá salvando os e-mails em pastas específicas. Apague propagandas e spams evitando o acúmulo dos mesmos. Vá lendo dos mais recentes para os antigos e respondendo ou salvando em pasta específica.

Evite Interrupções: Evite as interrupções dentro do local de trabalho aprendendo a dizer não para pessoas que querem falar com você durante o expediente sobre tarefas não pertinentes ao trabalho.

Espero que tenham gostado do post do hoje sobre organização. Até a próxima, beijos!